ESQUEMA (NTC 3588)

Margenes:

Superior: entre 3 cm y 4 cm
Inferior: entre 2 cm y 3 cm
Izquierdo: entre 3 cm y 4 cm
Derecho: entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm



INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe, consta de: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.


Cubierta: informacion básica del documento, incluye los siguientes elementos: razón social, titulo del informe y subtitulo, código o referencia correspondiente.

Portada: es la fuente principal de información y constituye la primera página del informe: nombre de dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre otros; nombre de la persona o las personas que elaboraron el informe; ciudad y fecha: ciudad de origen del informe y fecha completa (día, mes, año).


Tabla de contenido: se escribe TABLA DE CONTENIDO en mayúscula sostenida y centrado a 5 cm del borde superior; contiene: numerales, titulo de cada capitulo, numero de página.


Glosario: el titulo GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5 cm del margen superior, la primera línea del texto se escribe a 2 interlineas del titulo.


Introducción: le titulo INTRODUCCIÓN se escribe centrado, en mayúscula sostenida sobre el margen superior.


Núcleo del informe: es el contenido del documento. Escritura del texto, capítulos, temas desarrollados, tablas, grafico, comparaciones, entre otros.


Conclusiones: el titulo CONCLUSIONES se escribe centrado, en mayúscula sostenida, a 5 cm del margen superior.


Firma: se escribe de 4 a 6 renglones del alto párrafo, se anota el nombre en mayúscula sostenida, el cargo, a una interlinea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar.


Transcriptor: se escribe a dos interlineas del firmante, se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido.


Anexos: la palabra anexo se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula inicial.


Bibliografía: el titulo BIBLIOGRAFIA se escribe centrado, en mayúscula sostenía, a 5 cm del borde superior de la hoja.


Índice: es la última parte del material complementario. El titulo INDICE se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, la primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del titulo.






INFORME CORTO: consta de las partes que se explican a continuación. El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente.


Encabezamiento: el informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que se distribuye: razón social: de 3 a 4 cm del margen izquierdo superior y en mayúscula sostenida.



Dependencia: interlineación doble, bajo la razón social se escribe la dependencia, el origen del informe, con mayúscula inicial contra el margen izquierdo.



Código: este se ubica sobre el mismo renglon de la dependencia contra el margen derecho.



Titulo: a cuatro interlineas de la dependencia, se escribe el titulo del informe, centrado y en mayúscula sostenida



Fecha: a cuatro renglones del titulo contra el margen izquierdo, se escribe la palabra FECHA, seguida de dos puntos, al frente se anota la ciudad de origen y fecha completa (día, mes, año).



Autoría del informe: a interlineación de uno y medio o dos debajo de la fecha contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida. se escribe PRESENTADO POR, ELABORADO POR, RESPONSABLE, al frente se anotan los nombres correspondientes.



Objetivo: para describir en forma breve el propósito del mismo, se presenta así: de dos a cuatro interlineas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de dos puntos en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo, a dos espacios de este enunciado se expresa la finalidad del informe.



Escritura del texto: un informe corto generalmente consta de un capitulo único. Todos se escriben contra el margen izquierdo, allí se escriben los temas a tratar o desarrollar en el informe.



Conclusiones: la palabra COCLUSION O CONCLUSIONES se escriben en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo de dos a cuatro interlineas del ultimo renglón del texto, la primera línea de la escritura se inicia de dos cuatro renglones del titulo.



Firma: el informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en la página que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúscuscula sostenida, de cuatro a seis renglones del último párrafo. El cargo a una interlínea del nombre.



Transcriptor: si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificaciòn se escribe a dos interlíneas del firmante. Se anota el nombre e inicial del apellido, se emplea letra más pequeña.



Aspectos generales:



Documento remisorio: se recomienda presentar los informes administrativos con un documento remisorio: carta si es envió externo y memorando si es interno.



Papel: se emplea papel con impresión o en blanco

PARTES DE UN INFORME ESCRITO (NTC 3588)

Cubierta: tapa o pasta que protege el documento.

Portada: primera página del informe, contiene los datos requeridos para la identificación del documento.
Tabla de contenido: lista de títulos que corresponden a los capítulos y a las divisiones principales.

Glosario: lista alfabética que define o explica términos, signos, unidades, abreviaturas y principales, en un mismo orden

Cuerpo del informe: contenido del informe constituido por:

Introducción: planteamiento que expone los alcances del informe extenso.

Objetivo: planteamiento breve que expone la finalidad del informe cortó.

Subdivisión: cada parte en que se fracciona un capitulo. Corresponde a temas y sub temas.

Titulo: nombre del informe, del capitulo o de la subdivisión.

Tablas: cuadro numérico, estadístico, geográfico o de otro orden, que se presenta en columnas.

Cita: pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe, para comparar o corroborar ideas.
nota de pie de página: aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea expresada en el texto.

Conclusiones: resultados obtenido y deducciones hechas después de analizar, en detalle el trabajo descrito en el informe.

Recomendaciones: formulaciones concisas de las acciones que se consideran necesaria, como resultado directo de las conclusiones alcanzadas.

Material complementario: parte que siguen al cuerpo del informe para ampliarlo y facilitar su utilización constituido por:

Anexos: conjunto de documento y adiciones que sirven para complementar y aclarar el cuerpo del informe.

Bibliografía: lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema.

Índice: lista alfabética de temas o aspectos relevantes del informe, diferente a la tabla de contenido.

Otras definiciones:

Codigo: letras, cifras o combinación de ambas para hacer una clasificación.

Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del informe.

TITULOS Y SUBTITULOS

Es común que los informes deban recurrir a los subtítulos, o títulos secundarios, para identificar apartes de un tema específico. Para su tratamiento se recomienda:

· Los títulos y los subtítulos se escribirán en negrita.

· Los títulos precedidos por un número deberán escribirse en mayúscula fija y en negrita. Ejemplo: 3. BIENESTAR UNIVERSITARIO.

· Los subtítulos correspondientes a divisiones, es decir, precedidos de dos números separados por punto, se escribirán con mayúscula inicial y en negrita. Ejemplo: 3.1. Servicios a la comunidad universitaria.

· Los subtítulos precedidos de tres números, o más, separados por punto se escribirán en cursiva. Ejemplo: 3.1.1. Servicios de atención odontológica.
· Se debe evitar hacer subdivisiones que sólo tengan una parte, pues es un error de lógica elemental. Ejemplo: después de 3.1. debe ir 3.2. y no, 4.

· Ni los títulos ni los subtítulos llevan punto final.

PARA RECORDAR

· Todo documento debe elaborarse en hojas tamaño carta.

· Se debe utilizar el tipo de letra arial, tamaño 12.

· La separación entre las líneas de un párrafo debe hacerse a 1.5

· La separación entre párrafos y entre título y texto se hará doblando la separación de líneas, es decir,
Con doble enter.
· No se debe subrayar.

· Se recomienda no usar sangría. Es conveniente aclarar, en este punto, que la Ortografía de la lengua española se presenta con sangría de tres espacios, aunque exista separación de párrafos.

¿QUE ES INFORME?

El informe es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o comercial) con el propósito de comunicar información a un nivel más alto en una organización.

Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios o trabajos).

Aporta los datos necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado. Generalmente, el propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar.

CARACTERISTICAS

Las principales características que distinguen al informe escrito:

Es generalmente preparado a pedido de un superior o de un cliente.

Excepcionalmente se escribe de propia iniciativa.

El informe es leído como una obligación de trabajo por el destinatario.

Es preparado en una situación específica y cumple una necesidad de información para tomar una decisión por parte del nivel superior.

El lector del informe es generalmente un solo individuo, a veces, un grupo estrechamente unido, por razones de trabajo o de función.

El informe se caracteriza también por el uso liberal de cuadros, gráficos, fotografías u otro tipo de material documental.